社外のユーザーと一緒に使うことはできますか？

できます。通常のユーザーとして登録することも、機能・閲覧範囲を限定したゲストユーザーとして登録することも可能です。

ゲストユーザーの機能については、「ゲストユーザーを追加する」をご覧ください。