よくある上司の「アレやっといて」。これはなかなか問題がありますよね。どんな問題があって、改善することでどう良くなるのかをご紹介します。
仕事の現場でよく聞くフレーズに、上司からの「アレやっといて」ってありますよね。
このフレーズに困っているチーム、結構あるのではないでしょうか。
今回は数名規模の社長さんによる「アレやっといて」のお話を元に、どんな問題があってどう変わったのかを書きたいと思います。
まず、「アレやっといて」には2つの問題があると考えています。
1. アレの中身が具体的なタスクになっていない
困ったことに、仕事を依頼している社長さんが「アレ」の中身を具体的なタスクに落とし込めていないケースが多いように見受けられます。
これは落とし込めないケースもあれば、落とし込むことをしていないケースもあるように思いますが。
これでは、依頼された方のメンバーも困ってしまいますね。だって正直、何をすればいいのか分からないのですから。。。
2. アレの期限が決まっていない
この会話には、いつまでに「アレ」をやればいいのか、期限が含まれていません。依頼されたメンバーは、他の業務がある中でいつまでに「アレ」をやればいいのでしょうか。
思い出したように「アレ」の進捗を聞かれる
そしてある日突然、社長から言われるわけです。「このお願いしたアレ、できた？」と。
これはなかなかきついですね。
そもそもやっていなかった、、、ということもあるでしょうし、自分なりに想像してやってみたものを出したら「こういうことじゃないんだよね」と返ってくることもあったり。
Bizer teamを使って、「アレ」の中身と期限を明確にする
ということで、2つの課題をBizer teamでクリアしていただきました。
Bizer teamでタスクを作成し、「いつまでに」「どんなタスクを」すれば良いのか、明確になりました。
「アレどうなった？」も聞かなくて済みます
さてこちらの社長さん、今までは進捗が気になったときには、思い出したように「アレどうなった？」と聞いていたようです。
聞かれたメンバーは「やってますけど！」ってちょっと怒ってしまうわけですよね。
このコミュニケーションは無駄ですね。
Bizer teamにタスクを書き出しておいて、チェックリストでどこまでやったかの進捗を更新しておけば、社長はまずそれをみて状況を把握することで、順調なら何も言わないで済みますし、状況を踏まえて何かアドバイスや追加の依頼があればピンポイントに伝えることができます。
これはコミュニケーションが最適化されていますね。
今まではSlackで「アレどうなってるっけ？」「アレは今こういう状態で、ここまで終わっています」という進捗確認をやっていましたが、そういうコミュニケーションはゼロになったようです。
ぜひ、上司に「アレやっといて」と言われたら、Bizer teamでタスクにしてもらいましょう。
後日談ですが、「アレやっといて」をうまくタスクに落とし込んで運用した社長さん、チームのタスク管理はうまく進むようになったけど、タスクを作る自分が大変になったとのことでした。。。