Bizer teamでは、入社手続き、商談成立後の運用業務、月次決算などの様々なタイプのタスクを管理することができます。
これらのタスクをチェックリスト機能で作業分解・管理する際、業務の組み立て方にちょっとした「コツ」が必要です。
タスクには2つのパターンがある
チェックリストに作業を落とし込んで行く際は、今回のタスクが以下のどちらのパターンに当てはまるかを考えましょう。
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①取引先や従業員など「対象者」をベースとしたタスク
②ルーチンワークや決まった時期に行う「業務」をベースとしたタスク
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・①の代表的な例
例えば、入社時のタスクについては①のパターンで考えます。
新入社員の受け入れは対象者ひとりひとりに対してやるべきToDoが多いため、仮に同日に複数の新入社員がいた場合も、タスクはそれぞれの社員ごとに作成するようにしましょう。
・②の代表的な例
例えば、年末調整のタスクは②のパターンで考えます。
年末調整は年に1度、対象者全員分をまとめて行う業務ですので、業務デースでひとつのタスクを作成します。
この場合、チェックリストに対象者を項目として設定することで回収書類の提出状況などを管理できます。
ときには①と②のパターンが混在しそうなタスクもあると思います。
その場合は、そのタスクを①の部分と②部分で分けることができないかを考えてみてください。
もし分けられるようだったら、お互いのタスクのURLをメモ欄に記載するなどして行き来できるようにすると便利です。