Excelは優れた表計算ソフトですが、Bizer teamはファイル管理やリマインダー・コメントなど、
チームでのタスク管理に必要な機能が備わっています。
Bizer teamは継続的なタスク運用がしやすいため、リアルタイムで正確な情報を資産として残すことができます。
ExcelとBizer teamの違いを、下記3つのポイントでご紹介します。
①進捗共有
【Excelの場合】
Excelで進捗管理をしていると、同時編集ができないため「他の人が作業中のため更新が出来ない…」「あとで更新しようと思っていたが忘れてしまった」ということがよくあります。
【Bizer teamの場合】
Bizer teamでは、複数人が同時に更新や編集ができ、即時反映されるため、リアルタイムにチームで進捗共有することができます。
また、業務プロセス・進捗の管理に紐づいて、関連するファイルやコミュニケーションを一元的に集約することができます。
各タスクに関連する情報がすべて紐づいていることで、作業担当者ではなく業務に対して情報が残り、あとから見返す際も検索の手間がかかりません。
②手順の変更
【Excelの場合】
どこに編集を加えたかが分かりにくく、「最後に誰が編集したのかわからない」「知らない間に変更されていた…」ということがよくあります。
手順の変更のために行を追加したり、順番を入れ替えるのが手間に感じ、結局は担当者の頭の中で管理しているケースも。
【Bizer teamの場合】
手順に変更が生じた際、チェックリストをドラッグ＆ドロップするだけで順序の変更が容易にできるだけでなく、随時チェックリストの追加や削除もできます。
また、Bizer team上の操作はすべて、アクティビティ履歴として保存されています。
誰が、いつ、どんな変更を加えたのかすべて履歴に残るため、それに基づいた変更や追加、削除がしやすく、業務改善や工数削減に繋げることができます。
またBizer teamで当日起こった変化は、1日の終わりにダイジェストメールで通知されます。
③定期的に発生する定例業務の管理
【Excelの場合】
次回同様の業務を行う際、前回のシートをコピーし、実施日や担当者欄を空白にするなど手間がかかります。
【Bizer team】
定期的に発生する業務はあらかじめテンプレートとして保存したり、繰り返し設定で自動的にタスク作成することができるため、定例業務の多いバックオフィスの業務管理に適しています。
≪Bizer teamの機能≫
日々の運用に適しているBizer team、一覧性に優れているExcelそれぞれの強みを組み合わせて使いましょう。
見直しチェックシートを活用しましょう
業務改善を行うためには、まずは現状を見直すことが大切です。
見直しチェックシートに沿って、業務内容や管理方法の見直しを行ってみましょう。
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