Bizer teamを使い始めて定例業務のチェックリストは一通り作った。運用も回っている。
それでも、こんな場面はないでしょうか。
これらの課題はリマインダーの適切な利用によって解決することが可能です。
リマインダーを設定することで様々な画面に反映されるため、個人の抜け漏れ防止だけでなく、作業の優先順位付けやチームの状況の把握にも役立てることができます。
ここでは、「自分のToDoを把握する場面」と「チームの状況を把握する場面」に分けて、設定したリマインダーを軸に状況を把握する方法をご紹介します。
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まずは担当者一人ひとりの視点です。
「今日」「担当業務全体」「これから先」という3つの距離感で、それぞれ見る画面が変わります 。
朝いちばんにホーム画面を開けば、その日に対応が必要な業務がそこに揃っています。
頭の中のToDoリストや、個人でつけている手元のメモに頼る必要がなくなります。
「今日はこれで全部」と言い切れる状態を、毎朝1画面で作れるのがホーム画面です。
マイページでは、自分が担当となっているチェックリストを横断して一覧で確認できます。
複数のタスクにまたがって担当作業を抱えていると、「他に手をつけていないものがなかったか」の確認だけで時間がかかります。マイページを見れば、その確認がここで完結します。
カレンダーでは、実施予定日を時系列で確認できます。
来週・来月に自分の担当業務がどう並んでいるか、どの週に負荷が集中するかが一目で分かります。「月末に5件かたまっている」と事前に気づければ、前倒しできるものを先に片付ける、といった判断ができます。
さらにカレンダー上ではドラッグ＆ドロップで期限日やリマインダーを変更できるので、気づいた場所でそのまま調整まで完結するのがカレンダーの強みです。予定を見る画面と、予定を直す画面が同じであるという点は、日々の運用負荷に直結します。
ここからは管理者・マネージャーの視点です。
使う画面はカレンダーとチェックリスト一覧で、担当者が見ているものと同じですが、自分だけでなくチーム全体に範囲を広げて見るという違いがあります。
ポイントは、一人ひとりが自分のために設定したリマインダーが、積み上がるとそのままチームの業務カレンダーになることです。管理者が別途集計したり、メンバーに予定を報告させたりする必要はありません。
チーム全体の実施予定日を時系列で見ると、個人の画面では分からないことが見えてきます。
業務量の偏りが見える
特定のメンバーに業務が集中していないか、特定の週に締切が固まっていないか。負荷を調整するかどうかの判断材料が、感覚ではなく画面から得られます。
繁忙期を事前に把握できる
決算期や年度切り替えなど、業務が集中する時期があらかじめ見えていれば、前倒しや応援体制の検討を早い段階で始められます。
チェックリスト一覧は、自分のものだけでなくすべてのユーザー画面で確認することができます。
ここで特定のメンバーの業務状況を把握します。
進捗確認のための声かけが要らなくなる
「あの件どうなってる？」と聞かなくても、画面を見れば分かります。聞かれる側にとっても、報告のために手を止める場面が減ります。
フォローが必要な業務に早く気づける
実施予定日を過ぎているのに動いていない業務があれば、その時点で見つけられます。締切を過ぎてから発覚するのではなく、間に合ううちに手を打てます。
リマインダー設定は基本的にすべてのタスクにおいて必要だと考えています。
なるべく、リマインダー設定が全くされていないタスクがないようにすることが望ましいです。
設定済みと未設定が混在していると、画面に出ていない業務が残っている可能性があり、カレンダーや一覧を見ても判断材料になりません。
設定するタイミングは、締切日ではなく実際に動き出す「着手日」にしましょう。
これにより、前倒しの運用に切り替わります。あとは「朝はホーム画面、週初めはカレンダー」のように見る習慣を決めておけば、設定した情報が日々の業務のなかで活きてきます。