テンプレートを使用してタスクを作成する

この機能でできること

あらかじめ作成しておいたタスクテンプレートを選ぶだけで、チェックリストや担当者、説明などが設定済みのタスクを作成できる機能です。毎回同じ内容を入力し直す手間がなくなり、担当者が変わっても同じ手順で業務を進められます。

こんな時に使えます

• 月次の請求書作成や経費精算など、毎月同じ手順で行う定型業務のタスクをすぐに作成する
• 入社手続きや退職手続きなど、抜け漏れを防ぎたい業務を決まった手順で進める
• 顧客対応やイベント準備など、複数人で分担する業務をあらかじめ決めた担当者付きで割り振る
  
  

設定方法

1. 画面上部の「タスクを作成」ボタンをクリックする
   
   

2. 「テンプレートを使用」タブをクリックする
   
   

3. 「テンプレート」欄で使用したいテンプレートを選択する（タイトル・担当者・ラベル・関係者・説明がテンプレートの内容で自動入力されます）

4. 「期限」欄で、このタスクの期限日を選択する

5. 必要に応じて「タイトル」を編集し、「＋ステータス」「＋ラベル」「＋関係者」「＋説明」から項目を追加・変更する

6. 「作成する」ボタンをクリックする

※テンプレートの詳細画面から「メニュー ＞ タスクを作る」をクリックすると、そのテンプレートが選択された状態でこの画面を開けます。

設定項目

他機能との組み合わせ

• 繰り返し設定 ：テンプレートに繰り返し設定をしておくと、決まった周期でテンプレートからタスクが自動作成されます。手動で作成する必要がなくなるため、定例業務におすすめです。
  関連ヘルプ：タスクテンプレートの繰り返し設定をする

• テンプレートの修正をタスクに反映する： テンプレートを使用して作成したタスクは、元のテンプレートと紐づいています。テンプレートを編集すると、作成済みの「未着手」「進行中」のタスクにも変更内容を反映するか選択できます。
  関連ヘルプ：タスクテンプレートの修正内容を既存タスクに反映する

• メールからタスクを作成する：テンプレートごとに発行される専用のメールアドレスにメールを送ると、そのテンプレートを使用したタスクが自動で作成されます。
  関連ヘルプ：メールからタスクを作成する
  
  

注意事項

• 期限日を設定せずに作成すると、テンプレートのリマインダー設定は反映されません（リマインダーは期限日を基準に計算されるため）。チェックリストに担当者が設定されていない場合も、リマインダーは設定されません。
• テンプレートの担当者やチェックリストの担当者がグループのメンバーから外れている場合、担当者は未設定の状態でタスクが作成されます。
• タスクを作成できるのは、テンプレートが所属するグループのメンバーのみです。また、ゲスト権限のユーザーは作成できません。
• アーカイブ済みのテンプレート、アーカイブ済みのグループのテンプレートは選択できません。