活用のヒント
こんにちは！Bizer team カスタマーサクセスです。
Bizer teamを導入したものの、「一部のメンバーしか使っていない」「活用が広がるイメージが湧かない」
と感じることはありませんか？
今回は、お客様の取り組みと変化といった実例をもとに、どのようにこうした状況を打破し、どのようにチーム内でBizer teamの活用を進めていったのかをご紹介します。
【A社の実例】
推進をチームで担い、「活用する場」を作った
A社では、導入当初「推進をマネージャー1人が担う」形をとっており、一部のメンバー以外はほとんど活用しきれない状態になっていました。
そこで見直したのが「推進体制」と「活用する場」です。
取り組み1：推進を「複数人」で担うように変更
これまでマネージャー1名で推進していた体制を、
マネージャー1名＋現場メンバー2名の3名体制に変更しました。
役割は以下のように整理しています。
- マネージャー：チーム全体の運用方針やルールの意思決定
- 現場メンバー：実務での使い勝手をふまえた運用案の検討どの工程で止まっているか
この体制にしたことで、
マネージャーがもつ全体最適の視点と、実務で使うメンバーの声・視点の両方をふまえながら
「チームで使う運用」を整えられるようになりました。
取り組み2：定例会議は「Bizer teamを見ながら」
それまでの運用では、各メンバーがそれぞれBizer teamでタスクを管理しており、
活用の仕方にばらつきが出ていました。
そこで週1回の定例会議で、Bizer teamのタスク画面をそのまま参加者に共有して会議を進行する形に変更しました。具体的には、会議の中で次の内容を確認しています。
- タスクがどこまで進んでいるか
- どの工程で止まっているか
- 各メンバーが作成したテンプレートや運用の工夫
この運用に変えたことで、業務の進捗確認とBizer teamの利用が自然に結びつき、
これまで「各自で更新するツール」だったものが、チームで業務を確認するための共通の場へと
変わっていきました。
取り組み3：週1回の「パトロール」で運用を整える
定例会議とは別に、マネージャーや推進メンバーが定期的に部全体のタスク運用状況を確認する時間を設けました。
確認しているのは以下のような内容です。
- 設定したリマインダーの日付が過ぎている作業の進捗に問題ないか
- 実際には終わっているのにチェックがされていないものはないか
- タスクの期限日を過ぎたものについて緊急対応が必要ではないか
- 特定の担当者に負担が偏ってないか
課題が見つかった場合は、担当者に状況を共有しながら、必要に応じて調整を行っています。
この取り組みで、作業の抜けや偏りに気付けるようになり、全体として安定した運用につながっています。
A社のポイント
✓現場の運用に即したルールを整えたことで、無理なく使い続けられる状態につながった
✓会議の中でBizer teamを開きながら進めるようにしたことで、自然と「開く・その場で更新する」流れが定着
✓週1回の確認で、抜け漏れ・偏りの早期キャッチアップと調整を行うことで、運用が崩れず回り続ける状態に
【B社の実例】
見やすさ・使いやすさを整え、「迷わず使える状態」を作った
B社では、Bizer team上にタスクは増えてきていたものの、
- 同じ業務でもタスク名がバラバラ
- 似たようなタスクが複数存在する
- 必要な情報にすぐたどり着けない
といった課題があり、日常業務の中で使いづらさを感じる場面が増えていました。
そこで見直したのが、「タスクの見え方」と「ルールの揃え方」です。
取り組み1：タスクタイトルにルールを持たせる
やるべきタスクを探しやすくするために、すべてのタスクタイトルにルールを持たせる運用に変更しました。
例えば、
- 【月次】●月度_重要指標データ作成
- 【都度】就労証明書作成
- 【年次01月】給与支払報告書の送付
といった形で、冒頭にタスクの発生頻度を記載して、タスク名に一定のルールを持たせています。
このルールを導入したことで、一覧で見たときに業務の並びが揃い、優先度や流れを把握しやすくなりました。また、重複しているタスクに気づきやすくなり、まさに無駄な業務が減ったんです。
取り組み2：ラベルを「業務分類×頻度」で整理
タスクの見つけやすさを改善するため、ラベルの使い方も見直しました。
具体的には以下の2軸でラベルを統一しました。
- 業務分類（経理・総務・人事など）
- 実施頻度（月次・四半期・年次）
この形に揃えたことで、同じ種類の業務をまとめて確認できたり、月次業務だけを一覧で把握できるなど、
目的に応じた使い方ができるようになりました。
参考：B社のテンプレート例 
取り組み3：「使う前提」を揃え、管理場所を一本化
タスクの見やすさを整えるだけでなく、以下のような「使う前提」もあわせて整理しました。
- 業務はBizer teamで管理する
- 進捗確認はBizer teamをもとに行う
「使う前提」を揃えたことで、分散していた業務の管理場所が統一され、
メンバー間での認識のズレが驚くように減ったんです！
B社のポイント
✓タスクタイトルにルールを持たせたことで、一覧を見るだけでチーム全体業務を把握できる状態に
✓ラベルの軸を揃えたことで、「探す」ではなく「条件で絞って見る」使い方ができる状態に
✓前提を揃えることで「どこを見ればいいか」が明確になり、迷わず使える状態に
2社の取り組みで共通していたこと
A社とB社は推進の進め方こそ異なりますが、 どちらも「運用を整えている」点が共通しています。
A社は使う場をつくり、B社は見やすさを整えることで、誰がやっても同じように進む状態を作っていました。
誰がやっても同じように進む状態を作るうえで大切なのは、「どう使うか」をある程度チームで揃えることです。
どこで管理するのか、どういう形で進めるのか、何を基準に確認するのか。
これらが定まると少しずつチーム全体で業務が回るようになっていきます。
最初からすべてを整える必要はありません。
まずは、1つの業務について進め方を決めてみるところから始めてみてください。
（テンプレートを使って整理していくのも、その一つの方法です）