活用のヒント
月次や年次の定例業務の進捗管理をBizer teamで行う際、テンプレートの繰り返し設定を活用することで、タスク作成の手間を軽減することができます。
また、繰り返し設定だけでなく、リマインダー機能やテンプレートタイトルの工夫を組み合わせることで、Bizer teamで日常の業務を楽に運用することができます。
今回は、繰り返し設定と組み合わせて使うと便利な機能をご紹介します。
定例業務を楽に運用するための3ステップ
1.テンプレートに繰り返し設定をする
テンプレートに繰り返し設定をすることで、指定した間隔で自動的にタスクが作成されます。
タスクテンプレートの繰り返し設定をする
設定した繰り返し設定は、いつでも編集したり、停止することができます。
繰り返し設定の編集/停止/再開
2.テンプレートのチェックリストにリマインダーを設定する
テンプレートのチェックリストにリマインダーを設定することで、繰り返し設定により作成されたタスクの期限日を基準にリマインダーの通知日時が自動で計算されます。これにより、以下のようなメリットがあります。
・タスクが作成されるたびに手動でリマインダーを設定する必要がなくなる
・担当者が変わった際もスムーズに運用しやすい
・タスク期限日を起点に通知を受け取れるため、月次などの定例業務と相性が良い
設定方法は以下のヘルプをご参照ください。
テンプレートのチェックリストにリマインダーを設定する
3.テンプレートのタイトルに日付ルールを入れて見やすくする
テンプレートのタイトルに特定の記述（書式）を入れておくと、そのテンプレートからタスクを作成する際に、期限日やその前後の日付がタスクタイトルに自動で反映されます。手入力の手間やミスを減らし、タスクの対象時期をひと目で把握できるようになります。これにより、以下のようなメリットがあります。
・「6月分」「○営業日対応」など対象タイミングが判別しやすく、 同じ名前のタスクが並んでも迷いにくい
・マネジメントがタスク一覧で見たときに状況を把握しやすい
設定方法は以下のヘルプをご参照ください。
タスクテンプレートから作成するタスクのタイトルに自動で日付を反映する
3ステップを実際に行った際のイメージ
3ステップを実際に行うと、テンプレート・タスクそれぞれで下記のような見え方になります。
【テンプレート詳細画面】
【タスク詳細画面】