チェックリストを使って計画的にタスクを進める
Bizer teamを使うことで、チーム全体の仕事が効率化し生産性を向上させることができます。ここでは、ひとつの仕事をどのように進めるのか、そのベストプラクティスをご紹介します。
1. タスクを作成する
まず、Bizer teamにタスクを作成し担当者、期限を設定します。
2. 作業項目を洗い出し、チェックリストを作成する
タスクをどのように進めるのか作業項目を洗い出し、チェックリストを作成します。抜け漏れがないようにできるだけ細かいものも書き出します。
担当者をアサインする
タスク全体の担当者は自分でも、作業やレビューをチームメンバーにお願いする場合があります。その場合は、チェックリストの担当者を変更しましょう。（通知を送ることもできます）
リマインダーを設定する
タスクの期限を考慮してそれぞれの作業をいつ行うのかスケジュールをイメージしてリマインダーを設定します。（※）これにより、自分で覚えておく必要がなくなり頭の中がすっきりします。
※リマインダーはメール+サービス内のお知らせで通知されます。
メモを活用する
チェックリストにはメモを残すことができます。チームメンバーにお願いするときの注意事項や参考サイトのリンクなど、ちょっとしたテキストを残しておくと便利です。
※チェックリストの作成方法については、「チェックリストを作成して運用する」をご覧ください。
3. コメントを使ってタスクの進捗を管理
タスクの内容確認や進捗についてのやりとりはコメントを使います。関係者全員が内容を確認することができ、やりとりがログとして残るので後でも経緯の確認が可能です。
※コメントの使い方については、「タスクやチェックリストにコメントする」をご覧ください。
まとめ
チームのメンバーそれぞれが自分の仕事を手帳や個人用ToDo管理ツールに書き込こむと、手間が二重になるばかりか更新されても状況が共有されずそれを知らせるコストが発生します。
そこで、そもそもの情報を一元化することにより、チーム全員が同じものを見ながら仕事を進めることができるようになります。
チームワークを効率化し、もっと大事なことにコミュニケーションの時間を使うために、ぜひ実践してください。