休み明けのタスクの積み残しを整理しよう

年末年始やゴールデンウィークなどの休み明け、気付けばタスク期限もチェックリストのリマインダーも赤字だらけ。「休暇前に残したタスクで埋め尽くされ、どれから手を付ければ良いのか分からない…」そんな混乱に陥ったことはありませんか？
このようなケースについて、自身のTODOを整理する具体的な方法と、役立つ機能をご紹介します。

まずはタスクやチェックリストを整理しよう

Bizer teamで日々の業務を管理し、チームでお互いの状況が見える状態にするためには、「タスク期限日やリマインダーが実態（本当にやるべきタイミング）と一致していること」が重要です。以下にそれを整理するための機能や方法をご紹介します。

1.マイページで全体の積み残しを確認する

マイページを開くと、デフォルトで「タスクは期限日順」「チェックリストはリマインダー日時順」に並んでいるため、どれが期限切れやリマインダー超過の状態になっているかを一目で把握することができます。
マイページについて

2.余計なタスクをゴミ箱へ

特に長い休暇明けなどの際は、繰り返し設定により余計なタスクが自動で作成されていたり、もう不要になった業務が紛れ込みがちです。このようなタスクは放置せずに、タスクをゴミ箱へ移動させましょう。
操作方法は以下のヘルプをご確認ください。
タスクをゴミ箱に移動する（削除する）
複数のタスクおよびテンプレートを一括編集する

3.タスク期限日を整理する

休み前のタスク期限のままだと、常に赤字がマイページやホーム画面に表示され、心理的な負荷もかかります。休み前に終わらせるはずだったタスクや、期限切れとなったタスクの期限日を「次はいつまでに終わらせるのか」確認し、最新の日付に変更しましょう。
タスク期限を変更する方法は以下のヘルプをご確認ください。
タスク画面の構成を知ろう

また、カレンダー画面でタスク期限やリマインダーをドラッグ＆ドロップで変更することもできます。
カレンダー機能を使う

4.リマインダーを再設定する

タスク期限と同様、リマインダーの日時を超過したものが積み重なると、「現時点で優先的に対応すべきものは何か」が分からなくなってしまいます。チェックリストのリマインダーも、「次に着手するタイミング」にしっかり設定されていることが重要です。
操作方法は以下のヘルプをご確認ください。
チェックリストにリマインダーを設定する
また、複数のチェックリストのリマインダーを一括で編集することもできます。
複数のチェック項目にリマインダーを一括で設定する

積み残しを貯めないための習慣

そもそも積み残しを貯めないためには、以下のポイントがあります。

1.マイページをこまめに確認する

マイページで「期限切れタスクや日時を超過したリマインダーはないか？」「次に着手すべきタイミングに変更できているか？」日々そういった確認をするだけで、休み明けにタスクが積み上がっている事態を減らすことができます。この確認を日々の習慣にすることで、むしろ自身の仕事の管理が楽になります。

2.土日祝対応機能を活用する

テンプレートの繰り返し設定、チェックリストのリマインダーには、タスクの期限日やリマインダーが土日祝に該当した場合、自動で前後にずらす機能があります。
これをあらかじめ設定しておくことで、休み中にタスクが作成されたり、気付いたらタスクが期限切れになっている、といった事態を防ぐことができます。
タスクテンプレートの繰り返し設定をする
テンプレートのチェックリストにリマインダーを設定する

3.メンバーの状況をBizer teamでマネジメントする

もう一歩踏み込んで重要なのが、「チームとしてのタスク管理を最適な状態に保つこと」です。積み残しが発生する背景には、メンバー個人にタスク管理が委ねられている、といった課題があることも少なくありません。
そこで有効なのが、マネジメントが定期的にタスクやチェックリストを確認することです。
例えば、グループのタスク一覧で期限切れが発生していないか、リマインダーが適切な着手タイミングになっているか、特定のメンバーに負荷が偏っていないか、といった観点でチェックするだけでも、積み残しが発生する前に防ぐことができます。
Bizer teamを単なる個人のタスク管理ではなく、チームのための管理ツールとして活用することが重要です。
チームやメンバーのタスク、チェックリストを確認する方法は、以下のヘルプをご確認ください。
グループ詳細画面について
ユーザー詳細画面について

下記の導入事例インタビューやYouTube動画もあわせてご参考にしてください。
【導入事例インタビュー】株式会社TECO Design様
【YouTube】マネジャーはどう使えばいいか？